Dzięki tym 7 sposobom prowadzenie firmy może być łatwiejsze
Dzisiaj będzie trochę o sposobach, dzięki którym prowadzenie firmy może być łatwiejsze. Zobacz, jakie metody optymalizacji procesów biznesowych i triki ułatwiają działanie na własną rękę.
Dopiero zakładasz firmę? A może Twoja firma już działa na rynku? Niezależnie od tego, wdrożenie w życie tych kilku sposobów, może pozwolić Ci zoptymalizować pracę i ułatwić prowadzenie firmy.
Dofinansowanie na otwarcie działalności
Start. Ruszyła maszyna. Jak każda inna, Twoja też może potrzebować dodatkowej mocy na początku, aby się rozpędzić. Odpowiednie dokapitalizowanie jest niczym wysokooktanowe paliwo. Takim paliwem mogą być dla młodej firmy wszelkiego rodzaju wsparcia z programów unijnych, oferowane przez urzędy pracy i współfinansowane przez fundusze europejskie.
Na stronie Fundusze Europejskie znajdziesz aktualne konkursy. Ich zakres jest bardzo szeroki. Warto przeczytać, dopytać czy umówić się na konsultację w punkcie informacyjnym.
Ubezpieczenia dla firm
Niektóre profesje i branże są zobligowane przez prawo do posiadania czynnej polisy odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy. Dotyczą one m.in. Notariuszy, Architektów, Adwokatów, Rzeczoznawców Majątkowych czy Księgowych, które prowadzą usługowe biura rachunkowe.
Inni mogą ubezpieczyć się dobrowolnie i czasami to robią. OC firmy z tytułu posiadanego mienia, świadczonych usług czy sprzedawanych wyrobów, zapewnia przedsiębiorcy spokojny sen. Szkody, jakie mogą się pojawić w stosunku do osób trzecich, są w takim przypadku egzekwowane z sum gwarancyjnych polis ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Dobrowolne ubezpieczenie OC przedsiębiorcy, choć nie jest obowiązkowe, może być przydatne w Twoim przypadku, jeżeli jesteś narażony na roszczenia ze strony klientów. Zakres takiej polisy zależy od wielkości i przedmiotu działalności.
Dla drobnych przedsiębiorców najważniejsza powinna być realna i pełna ochrona ubezpieczeniowa. Dlatego najpierw ustal z Agentem faktyczne swoje potrzeby – jako osoby prywatnej i jako osoby, prowadzącej działalność gospodarczą. Innego zakresu ochrony będzie potrzebował przedsiębiorca prowadzący lokal usługowy, innego drobny przedsiębiorca pracujący w domowym zaciszu, a jeszcze innego budowlaniec.
Różnorodność rozszerzeń i możliwość optymalizacji szczegółów umowy do warunków, w jakich funkcjonuje firma, pozwoli Ci optymalnie zabezpieczyć działalność w razie jakichkolwiek wypadków.
Dlatego też bardzo ważne jest dokładne zapoznanie się z warunkami poszczególnych ubezpieczeń (OWU) i zakresem ich ochrony.
Pamiętaj o nieocenionej pomocy prawnej
Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało dla osób, których dochód nie przekracza 2000 zł na członka rodziny, bezpłatny program pomocy prawnej. Wstępna konsultacja prawnicza czasami wystarczy, aby rozwiać wątpliwości podstawy prawnej.
Jeżeli zaś działalność wymaga częstego audytu asystenta prawnego, to na pewno znalezienie zaufanej osoby (z odpowiednim doświadczeniem i specjalizacją) sprawi, że prowadzenie firmy będzie łatwiejsze. Zapewne większość drobnych przedsiębiorców nie może sobie pozwolić na zatrudnianie prawników w firmie na stałe. Jednak nie jest to koniecznie. Tego typu inicjatywy organizują także różne stowarzyszenia i agencje, które są odpowiedzialne za rozwój przedsiębiorczości.
Optymalizuj podatki
Każda firma im więcej zarabia, tym więcej musi oddawać fiskusowi. Jedną z metod optymalizacji prowadzenia biznesu jest zminimalizowanie kwot płaconych podatków. Dlatego dobra obsługa księgowa jest niezbędnym minimum, jeśli chodzi o sposoby, dzięki którym prowadzenie firmy może być łatwiejsze.
Należy jednak pamiętać, że rolą księgowej nie jest doradztwo zawiłych rozwiązań podatkowych. Jedynie dobry doradca podatkowy może poszukać w firmie zaawansowanych i legalnych rozwiązań na optymalizację podatkową.
Zagadnienia księgowe i prawne – to ta część biznesu, na której nie warto oszczędzać za wszelką cenę.
Optymalizuj koszty
Korzystaj ze swojego prawa do negocjacji. Przyda się zarówno przy wynajmowaniu biura czy podpisywaniu umowy o usługi telekomunikacyjne. Przeanalizuj też oferty dostawców prądu i innych mediów.
Dużym kosztem, zwłaszcza gdy firma zaczyna się rozrastać, może być wynajem powierzchni biurowej. Warto więc wziąć pod uwagę coraz szerszą ofertę coworkingową. Jeśli skorzystasz z takiej opcji może się okazać, że powierzchni potrzebujesz znacznie mniej, ponieważ pomieszczenia socjalne czy przestrzeń salki konferencyjnej będziesz współdzielić, podobnie jak koszty ich utrzymania, z innymi najemcami.
Warto też ustalić zasady dotyczące drukowania dokumentów. To także, w skali miesiąca czy roku, może generować spore koszty.
Przetwarzanie i przechowywanie danych w tradycyjny sposób to także sport koszt. Dlatego warto rozważyć, czy nie bardziej opłaca się praca w tzw. chmurze. Dzięki temu nie musisz finansować zakupu kolejnych serwerów.
Koszt to również czas. Czas poświęcony np. na komunikację przy prowadzeniu projektów. Warto więc skorzystać z narzędzi, które ją ułatwią. Ich lista jest spora i na pewno znajdziesz coś najbardziej odpowiedniego dla siebie i swoich współpracowników.
Zaprzyjaźnij się z CRM
Relacje w biznesie to podstawa. Zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę działającą w sektorze B2C, warto zainwestować w CRM (Customer Relationship Managment).
System do zarządzania relacjami z klientem pomaga zwiększyć produktywność firmy i skraca czas obsługi kontrahentów. Daje lepszą kontrolę i pomaga planować działania.
Utrzymanie stałej relacji z odbiorcami pozwala firmie na dopieszczanie klientów. CRM oferuje też wsparcie wewnętrzne pomiędzy działami firmy, optymalizuje procesy biznesowe i ułatwia szereg działań.
Jeżeli Twoja firma stawia pierwsze kroki lub jesteś drobnym przedsiębiorcą, możesz zdecydować się na mini system CRM. Tego typu aplikacje czy programy są dostępne w Internecie. Są także coraz częściej oferowane w pakietach online z systemami księgowymi dostępnych biur rachunkowych.
Outsourcing dla każdego
Zarządzanie wydatkami to kolejna część optymalizacji procesów biznesowych, jaka pomoże Ci wygenerować dodatkowe środki np. na rozwój firmy. Jeżeli Twój biznes nie wymaga zatrudniania rzeszy pracowników, budowania wielkich magazynów itd., to korzystaj z usług innych zewnętrznych firm. Pozwala to na ograniczenie kosztów.
Z powodzeniem możesz zatrudnić zdalną – wirtualną asystentkę, która zajmie się prowadzeniem Twojego biura. Zamiast zatrudniać grafika, pracownika do obsługi strony internetowej czy programistę, możesz nawiązać współpracę z freelancerami, którzy specjalizują się w tego typu zleceniach online. Są też firmy, które biorą na siebie całą obsługę wysyłek ze sklepów internetowych.
Na wszystko można znaleźć lepsze rozwiązanie, jeżeli uważasz, że tworzenie takich struktur na stałe w Twojej firmie, nie jest konieczne.
Prowadzenie biznesu jest sporym wyzwaniem. Wymaga zaangażowania, strategicznego podejścia, ciągłego rozwoju i nauki. Jednak nigdy wcześniej mali przedsiębiorcy nie mieli dostępu do aż tylu narzędzi i sposobów co teraz, dzięki którym prowadzenie firmy może być łatwiejsze. Jak myślisz, co jeszcze można dodać do tej listy?
Diana Litwin-Dolezińska, autorka bloga pieniadzjestkobieta.pl